初診カウンセリングの予約をされた方のうち、実際に初診カウンセリングに来院した方の率を「来院率」と呼んでいます。

来院率＝来院数／予約数

例えば、月間20名の初診カウンセリング予約数で実際に来院された方が18名であれば、来院率は90％になります。
来院率の基準は90％です。来院率が80％に満たない場合には、なにかしらの問題があります。

来院率低下の要因

1. 接触回数

初診カウンセリングの予約から来院までの接触回数が少ないと来院率は低くなる傾向にあります。接触回数を増やすことで来院率を高めることが可能です。

2. 期間

初診の予約をされた日から来院日までの期間が15日以上になると、来院率は低くなる傾向になります。初診の予約が2週間以内に取れるようなスケジューリングが必要です。

具体的な取り組み

来院率を改善していくための具体的な取り組みをご紹介します。

1. 問診票の送付

接触回数を増やすために、問診票を郵送する方法があります。事前に記入して来院してもらいますので、クリニックで問診票を記載して頂く時間も短縮することができます。

2. リコンファーム

初診予約日の前々日、前日に予約確認の電話をすることで接触回数を増やしていきます。特に予約日から来院日までの期間が空いている場合には、必要なことです。

3. 初診カウンセリング枠

矯正歯科治療のアポイントは、治療中の方から埋まっていきます。そのため、2週間以内で初診カウンセリングのアポイントを取ろうとしても、すでに治療中の患者さんのアポイントでいっぱいの日が多いと思います。

2週間以内で初診カウンセリングのアポイントを取るためには、事前に初診カウンセリング枠を設け、その時間には治療のアポイントをいれないようにブロックしておく必要があります。